คู่มือนักบัญชีมือโปร! สมุดรายวัน 5 เล่ม มีไว้ไม่มีพลาด

เจาะลึก "สมุดรายวัน 5 เล่ม" หัวใจหลักของการจัดระเบียบหน้าบัญชี

การทำบัญชีแบบดั้งเดิม หากเราบันทึกทุกรายการลงใน "สมุดรายวันทั่วไป" เล่มเดียว ข้อมูลจะปนกันมั่วไปหมดครับ ทั้งซื้อ ขาย รับ จ่าย กว่าจะหาข้อมูลเจอคงปวดหัวน่าดู

นักบัญชีจึงนิยมแยกสมุดรายวัน ออกเป็น 5 เล่มหลัก เพื่อแยกประเภทธุรกรรมที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ดังนี้ค่ะ

1. สมุดรายวันขาย

เล่มนี้ใช้สำหรับบันทึก "การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ" เท่านั้นค่ะ

   • บันทึก รายการขายที่ยังไม่ได้รับเงินสดทันที (มีใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า)

   • จุดเด่น ช่วยให้เราเช็กได้ทันทีว่ามียอดลูกหนี้การค้าเพิ่มขึ้นเท่าไหร่ในแต่ละวัน

2.  สมุดรายวันซื้อ 

คู่ขนานกับเล่มแรก เล่มนี้ใช้สำหรับบันทึก "การซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบเป็นเงินเชื่อ"

   • บันทึก การซื้อจาก Supplier ที่เรายังไม่ได้จ่ายเงิน (เกิดเจ้าหนี้การค้า)

   • จุดเด่น ช่วยให้บริหารจัดการเจ้าหนี้ได้แม่นยำ ไม่พลาดกำหนดชำระเงิน

3. สมุดรายวันรับเงิน 

เล่มนี้คือเล่มที่บันทึก "ทุกรายการที่ทำให้เงินสดในมือหรือในธนาคารเพิ่มขึ้น"

   • บันทึก การขายเป็นเงินสด, ลูกหนี้ชำระหนี้, ดอกเบี้ยรับ, หรือแม้แต่เงินกู้ยืมที่ได้รับมา

   • จุดเด่น ใช้ตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือและสรุปรายรับทั้งหมดของกิจการ

4. สมุดรายวันจ่ายเงิน 

เล่มที่รวม "ทุกรายการที่ทำให้เงินสดออกจากกระเป๋า"

   • บันทึก การซื้อสินค้าเป็นเงินสด, จ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้, จ่ายค่าน้ำค่าไฟ, เงินเดือนพนักงาน

   • จุดเด่น ควบคุมรายจ่ายและตรวจสอบความถูกต้องของการตัดยอดเงิน

5. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) 

เปรียบเสมือน "ถังขยะทองคำ" ที่ใช้บันทึกรายการที่ ไม่สามารถลงใน 4 เล่มข้างต้นได้

   • บันทึกอะไร รายการปรับปรุงบัญชี (Adjustment), การปิดบัญชีสิ้นปี, การแลกเปลี่ยนสินทรัพย์, หรือรายการส่งคืน/รับคืนสินค้า (กรณีไม่มีสมุดเฉพาะแยกต่างหาก)

   • จุดเด่น เป็นเล่มที่รวมรายการซับซ้อนที่ต้องใช้ทักษะการวิเคราะห์บัญชีสูงที่สุด

 ทำไมต้องแยก 5 เล่ม? ดีกว่าเล่มเดียวตรงไหน?

   1. แบ่งงานกันทำได้ ในบริษัทใหญ่ นักบัญชีคนนึงคุมสมุดขาย อีกคนคุมสมุดรับเงิน งานไม่กระจุกตัว

   2. ลดความผิดพลาด การลงรายการที่หน้าตาเหมือนกันซ้ำๆ ช่วยให้เกิดความชำนาญและตรวจสอบง่าย

   3. สรุปข้อมูลเร็ว สิ้นเดือนสามารถยกยอดรวม ไปโพสต์ลง "บัญชีแยกประเภท" ได้ทีเดียว ไม่ต้องมานั่งแยกรายการทีละบรรทัด

ข้อแนะนำสำหรับนักบัญชียุคดิจิทัล

ถึงแม้ปัจจุบันเราจะใช้โปรแกรมบัญชี ซึ่งระบบจะแยกเล่มให้อัตโนมัติอยู่เบื้องหลัง แต่การเข้าใจหลักการ "5 เล่มพื้นฐาน" จะช่วยให้เราตรวจสอบความผิดปกติของระบบได้ และอธิบายที่มาที่ไปของตัวเลขให้เจ้าของธุรกิจฟังได้อย่างชัดเจน

#วางใจแอคเคาน์ติ้ง #บัญชี #นักบัญชี #บัญชีน่ารู้ #Accounting #สมุดรายวันเฉพาะ #วางระบบบัญชี